Stress mit E-Mails und Spam

Wie viele E-Mails haben Sie heute geschreiben? 5? 10? 20?  Wie viele E-Mails haben Sie heute erhalten? 10? 25? 50? Wie viele E-Mails davon haben Sie nur überflogen oder sogar gleich gelöscht? Und wie viele E-Mails waren wirklich wichtig? Ein paar Gedankenanstöße zu einem Thema, das auf den ersten Blick wenig mit Baubiologie zu tun hat. Doch gesund Wohnen, Leben und Arbeiten kann man nur, wenn man einen ganzheitlichen Blick auf den Menschen und sein gesamtes Umfeld wirft. Krank machen nicht nur Schadstoffe, Strahlung und Schimmelpilze, krankmachend und umweltschädigend können auch  E-Mails sein.

E-Mails sind wahre Zeiträuber

2013 wurden über 182 Milliarden E-Mails verschickt. Statistisch hätten Sie 70%  (http://www.eleven.de/eleven-security-reports-reader/items/eleven-internet-threats-trend-report-3-quartal-2013.html) davon ungelesen löschen können: Spam, Pishing, Malware. Wieviel Zeit hätten Sie wohl für Familie oder Beruf gehabt, wenn Sie sich nicht mit diesem Müll belastet hätten? Nehme Sie einmal einen Tag lang eine Stopuhr und stoppen Sie die Zeit, die Sie für Ihre E-Mails aufwenden. Keine Stress! Bleiben Sie in dem Tempo, in dem Sie sich immer um Ihre E-Mails (im Büro, am Smarphone, Tablet und zu Hause)  kümmern. Nur 30% dieser Zeit verbringen Sie mit den “Kern der wichtigen E-Mails”. Und ob dieser Kern wirklich wichtig ist, ist dann noch einmal eine andere Frage. Dazu gleich mehr. 70% sind also Müll. Was bedeutet das?
Statistik: Prognose zur Anzahl der täglich versendeten E-Mails weltweit von 2013 bis 2017 (in Milliarden) | Statista
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Der Umweltaspekt der Spam-Mails

Bereits 2010 hatte McAfee eine Studie herausgebracht zur CO2-Bilanz von Spam-Mails. Damals wurde errechnet, dass 33 Milliarden Kilowattstunden verschleudert werden für das Sammeln der Adressen, das Erstellen und Verschicken von Spam-Mails, das Aussortieren, Filtern und Löschen derselben – mal ganz zu schweigen vom Energieverbrauch der verursacht wurde, wenn man sich infolge dessen auch noch einen Virus auf den Rechner gezogen hat. 33 Milliarden! Vergleich gefällig? 28 Milliarden Kilowattstunden Strom erzeugten 2012 alle Photovoltaikanlagen auf deutschen Dächern. Damit deckte der deutsche Photovoltaikstrom im PV-Rekordjahr 2012 noch nicht mal die Energie, die Spam-Mails im Jahr 2010 verbrauchten. Ja, dieses Studie ist schon älter, aber deswegen werden die Spams nicht weniger umweltschädigend, da das Aufkommen von Spam-, Pishing- und Malware-Mails in den letzten 3 Jahren weiter angestiegen ist.

Der wirtschaftliche Aspekt der “Kern-E-Mails”

Und nun schauen wir auf die verbleibende 30% der E-Mails, die keine Spams, Pishings oder andere zu löschende Mails sind. Wie viel Zeit verbringen Sie mit dem Sortieren von E-Mails von Kollegen, dem Überfliegen von Infos, Newslettern, Rundschreiben, die Ihnen zugeschickt werden, damit Sie “auf dem Laufenden” bleiben. Wie viel von dem, was Sie überfliegen, wissen Sie 3 Stunden später noch? Mit der Schwemme an unnötigen E-Mail steigt auch die benötigte Arbeitszeit, um die Infos zu lesen und zu filtern und  zu antworten. Wie viele wirklich relevante E-Mails von Arbeitskollegen, Freunden oder Geschäftspartnern erhalten Sie? Sie viel Zeit benötigen Sie, um eine “Na, was hast am Wochenende gemacht?”-E-Mail schriftlich zu beantworten oder einen Arbeitsvorgang der Ihnen in Kopie “zur Kenntnisnahme” geschickt wird, durchzulesen und gegebenenfalls abzuspeichert oder gar auszudrucken und abzuheften? Vieles, was früher am Telefon klar und schnell kommuniziert wurde, wird heute schriftlich fixiert, unnötig in die Länge gezogen und schlecht kommuniziert.
Wussten Sie dass man mit E-Mails prima Verantwortlichkeiten weiterschieben kann, bzw. es im E-Mail-Verkehr deutlich länger dauert, bis ein Mitarbeiter die  Verantwortung für einen Vorgang übernimmt? Solche “Ping-Pong-E-Mails” bringen ganze Arbeitsprozess ins Stocken. Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen leistungsfähig bleibt, bringen Sie die Leute lieber an einen Tisch und lassen Sie sie 5 Minuten miteinander reden – oder telefonieren. Das ist effektiver als 2 Tage lang E-Mails hin und her zu schieben. Glauben Sie das nicht, drucken Sie sich den nächsten E-Mail-Abtausch oder eine x-fach “zur Kenntnisnahme” weitergeleitete E-Mail einmal aus, und markieren Sie alle wirklich wichtigen Stellen mit einem Texmarker. Sie werden erstaut sein, wie viel Papier zwischen den eigentlichen Infos liegt (das ist dann auch wieder ein Umweltaspekt).
Auf den wirtschaftlichen Schaden, den verschickte Malware und Spams mit Viren oder Pishing-Mails verursachen,will ich an dieser Stelle nicht eingehen, da dies Faktoren sind, die jedem sofort einleuchten, der einmal einen Arbeitsausfall wegen eines Computer-Virus hatte oder dem relevante Daten geklaut wurden.

Der psychologische Aspekt der E-Mail-Flut

Spam-Mails und überflüssiger E-Mail-Verkehr verursachen Stress und Angst. Man kann schon fast von “E-Mail-Mobbing” sprechen. So schickt so manch gewiefter Arbeitskollege noch spät am Abend eine  E-Mail ab, um mit einer Uhrzeit von 0:31 Uhr besonders “fleißig” zu erscheinen. Der Kollege oder Chef denkt: “Meine Güte, der ist dann noch wach?” Auch das verursacht subtil Stress bei den Kollegen, die am liebsten mit Feierabend auch die Arbeit einfach hinter sich lassen wollen. Stellen Sie sich vor, das macht nicht nur einer, sondern das Beispiel macht Schule und plötzlich sind Sie der Einzige, der des Nachts keine E-Mails verschickt….BMW und VW haben darauf bereits reagiert und stellen die  E-Mail-Server abends ab und morgens wieder an. Nur gesunde Mitarbeiter sind leistungsfähig, und um gesund zu bleiben, muss man wortwörtlich “abschalten”.
Doch die Spam-Mails kratzen auch an anderer Stelle an subtilen Ängsten: Das eine ist die Angst, sich mit einen unbedachten Klick einen Virus einzufangen (bei der Arbeit besonders ärgerlich) oder versehentlich eine Sex- oder Viagra-Seite anzuklicken, während im Büro der Chef oder – genau so schlimm – zu Hause Kinder nebenan stehen. Aber auch wenn keiner über die Schulter schaut, verursachen E-Mails mit dem Titel “gerichtliche Vorladung”, “letzte Mahnung” oder “Inkasso” doch immer erst mal ein ungutes Gefühl. Spam hin oder eher: Das ärgerliches Stirnrunzeln über diesem Datenmüll hätte schlicht nicht sein müssen und das Löschen kostet wieder unnötig Zeit und belastet die Umwelt.

Einige Anregungen für eine bessere, weniger E-Mail lastige Kommunikation

  • Geifen Sie öfters mal zum Telefon, statt zur Tastatur.
  • Überlegen Sie beim Schreiben von E-Mails, ob diese E-Mail nun wirklich nötig ist oder ob Sie wirklich alles wichtig enthält. Stellen Sie sich vor Sie schreiben einen “altmodischen” Brief, der früher eine Woche gebraucht hat, bis er den Empfänger erreicht hat. So komprimiert und inhaltsschwanger sollte auch Ihre E-Mail sein.
  • Nutzen Sie Ihren Spamfilter und schauen Sie nicht in den Spam-Ordner, sondern löschen Sie den Inhalt komplett und ungelesen.
  • Haben Sie Infos betreffend Mut zur Lücke und behalten Sie den Blick fürs Wesentliche.
  • Geht ein Anruf nicht doch schneller?
  • Wie wäre es mit einem Besuch statt einer E-Mail?
  • Haben Sie keine Scheu davor, Ihren Kollegen höflich mitzuteilen, dass Sie ein nettes, persönliches Gespräch dem Getippe vorziehen.
  • Vereinbaren Sie E-Mail-freie Zeiten.
  • Achten Sie auf genug Erholungsphasen. Heute ist es ein Luxus NICHT erreichbar zu sein.

Lieber strahlungsarme Telefone statt nichtssagende E-Mails

Baubiologisch empfehlenswert sind schnurgebundene Piezo-Telefone, die nicht nur strahlungsarm in Hinblick auf DECT ist, sondern auch die Magnetfelder im Hörer reduzieren, den man sich mitunter über Stunden direkt an den Kopf hält.  Einige Baubiologen basteln derzeit an Piezo-Headsets, so dass auch Freunde des freihändigen Telefonierens demnächst ihren Körper nicht weiter belasten müssen. Gerne frage ich für Sie bei meinen Kollegen nach dem neusten Stand der Entwicklung nach, wenn Sie an so einem Headset Interesse haben.

Ich freue mich über Ihre Beitrag in meinem Blog und Ihre Ideen, wie Sie mit der heutigen E-Mail-Flut umgehen.

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